個人情報管理・守秘義務に関する方針
ジャパニーズソーシャルサービス (JSS)は、次に掲げた事項を常に念頭に置き、サービスユーザーの個人情報保護・守秘義務の順守に万全を尽くすことをここに宣言いたします。
JSSは個人情報を取り扱う際に、個人情報の保護・守秘義務に関する法律・諸法令、および職業義務のガイドラインにある規定、並びに本ポリシーを遵守いたします。サービスユーザーはいつでも個人情報の収集、利用、開示、サービスへの同意を撤回する権利があります。
JSSについて
JSSはオンタリオ州公認のソーシャルワーカーおよび心理療法士、オフィス業務担当者のチームで構成されており、JSSを通じて支援を求める方々にサービスを提供しています。JSSではクリニカルスタッフ（ソーシャルワーカー・心理療法士）のアドバイザーとして、クリニカルスーパーバイザーを置いており、必要に応じて個人情報にアクセスをし、臨床スタッフにそれら情報の提供とその監督を行います。コンサルタントやその他の関係機関と連携し業務を遂行する事があり、JSSが所持している個人情報への限定的なアクセスが必要になる可能性がありますが、その際には、アクセスを可能な限り制限すると共に適切な個人情報管理の規約および守秘義務の遵守を徹底いたします。
サービスユーザーのプライバシー
JSSが収集、保管する記録は、専門サービスの品質を維持しサービスの継続するうえで必要なものであり、その情報はサービスユーザーのファイルをコンピュータ上そして文書で保存します。それらに含まれる情報は
- サービスユーザーへの連絡方法（例：名前、住所、電話番号、メールアドレス）
- サービスユーザーの情報（例：年齢、使用言語、世帯年収（*年収と家族構成に応じた料金設定を基本とし、サービスを利用をしやすくしています。）
- サービスユーザー個人の健康情報（必要に応じて）
- サービスユーザーが直面している問題についての情報
- JSSが各サービスユーザーに提供したサービスの内容
これらの情報は、JSSにサービスを利用するすべての個人、カップル、家族のために集められ、記録されています。記録する情報として、年齢・居住地域などの人口統計学的情報、ケースの進行に伴うのメモ、サービスの一環で作成した申請書やその他の書類および臨床的評価などが含まれています。
すべてのサービスユーザーの個人情報およびカウンセリングにおいてご開示いただいた情報は守秘義務で護られ、以下の「守秘義務の制限」に記した状況を除いて、サービスユーザーからの同意を得ることなくの個人を特定する情報を公開することはありません。サービスユーザーの記録を見ることが許されているのは、JSSのクリニカルスタッフとそのスーパーバイザーのみで、サービスユーザーの個人情報はセキュリティ、パスワード、ポリシーを用いて保護されています。
守秘義務に関する例外的事例
ジャパニーズソーシャルサービスはサービスユーザーおよびその相談に関する守秘義務を遵守しており、法的に報告義務が発生するいくつかの例外的な状況を除き、相談者から「情報開示の同意書」にご署名いただくことなしに弊機関が相談者に関するいかなる情報を第三者に開示することはありません。また個人情報の漏えい防止には最大限の努力をしております。法的に報告義務が発生する状況には以下のものがありまますので、弊機関に私的な情報をご提供いただく前に必ずお読みいただきますようお願いいたします。
１． 16歳以下の子供が「身体的・性的な虐待」または「重篤な精神的虐待（家庭内で暴力に晒されている・育児放棄の環境下にいるなど）」からの保護が必要であると判断される場合、弊機関はチルドレンズ・エイド・ソサイエティーに通報する義務があります。
２．裁判所などの司法関係者から法令に基づく開示請求を受けた場合、個人情報を開示する義務が生じます。また、カウンセラーが裁判で証言を求められる可能性も有ります。
３．相談者が自殺の意志を表明して、現実に迫った危険があると判断できる場合、自殺を避けるための措置（警察に通報するなど）を講じます。また、相談者が他者を傷つける意志を表明して、現実に迫った危険があると判断できる場合、必要な措置（警察に通報するなど）を講じる義務があります。
４．状況により、カウンセラーは相談者がthe Regulated Health Profession Actに規定されている専門職従事者（医師、歯科医、心理学者、ソーシャルワーカーなど）から性的虐待を受けた、受けていることを知りえた場合、関係当局に報告する義務があります。
５．オンタリオ州公認の医療従事者 (Registered Health Professional)として、規制機関（例：オンタリオ州の登録心理療法士カレッジ、ソーシャルワーカーカレッジやソーシャルワーカー等）、第三者支払機関（例：オンタリオ州の金融サービス委員会）や政府による監査のため、
相談者のファイルの閲覧を要求されることがあります。これらの監査は機密であり、監査の記録はサービスユーザーのファイルに記録されます。
個人情報の保護
JSSは、個人情報保護の重要性を認識しており、その為、以下の措置を講じています。
- 文書の情報は、監督下にあるか、施錠された場所または制限された場所に置かれています。
- 電子機器のハードウェアは、常に監督下にあるか、施錠された場所または、制限された場所に置かれています。加えて、すべてのコンピュータとモバイル機器には強力なパスワードが設定されています。
- 個人の健康情報は、必要な場合のみモバイル機器に保存されますが、強力に暗号化することで保護されています。
- 個人の健康情報の持ち出しは、できるだけ頻度を最小限に抑えるように努めています。しかし持ち出す際には、個人の健康情報を安全に運搬、利用、保管をしています。
- 文書は、しっかりとしたプライバシーポリシーを持つ信頼できる企業により、封印し宛名入りの封筒や箱を使用し送付されます。
- 電子文書の情報は、匿名化もしくは暗号化してから送信されます。
- JSSスタッフは、JSSのプライバシーポリシーに従い業務を遂行するために必要な場合にのみ、個人情報を収集、利用、開示するように訓練されています。
- JSSは、ソーシャルメディアサイトにサービスユーザーの個人情報を掲載することはなく、スタッフは、ソーシャルメディアサイトの適切な利用方法について訓練を受けています。
- 個人情報にアクセスする外部のコンサルタントや機関は、JSSとプライバシー保護に関する契約を結んでいただく必要があります。
電子メール、携帯電話、ファックス通信の秘密保持
電子メールや携帯電話の通信は、権限のない人でも容易にアクセスできるため、プライバシーや機密性が損なわれる可能性があることを認識しておくことは非常に大切です。特に電子メールは、サーバーを通過するすべてのメールに無制限かつ直接アクセスできるため、不正アクセスに対して脆弱です。FAXやテキストは間違った番号に誤って送信する可能性があります。上記の通信機器の使用を避けたり、制限したい場合は、JSSサービス利用開始時にご自身の担当者にお申し出下さい。緊急時の電子メール、ファックス、テキストのご利用はご遠慮ください。
個人情報の保存・破棄
JSSはサービスユーザーのファイルを、最後にサービスユーザーとやり取りがあった日から、またはサービスユーザーが18歳になった日から少なくとも10年間保管します。
個人の健康情報を含む文書のファイルは、クロスカットシュレッダーで破棄します。電子機器の情報は、復元できないように削除して破棄します。ハードウェアを廃棄する場合は、それらを物理的に破壊するか消去または上書きし、復元不可能な方法でデータを消去します。
個人情報の開示請求権
カウンセリングなどクリニカルな業務のサービスユーザーには、ご自身の担当スタッフまたはJSSのプライバシー管理者（連絡先については、下記の「お問い合わせ先」の項に記載されています）に連絡頂くことで、JSSが保有するご自身の個人情報を照会する権利があります。JSSはサービスユーザーご自身の記録がどのようなものであるかを確認をする手助けをします。記載されている内容が難しい場合は（省略形や専門的な言葉など）、ご理解いただけるようお手伝いします。記録を提供する前に、照会者ご本人であることを確認させていただく手続きがございます。このプロセスは基本的に有料のサービスで、手数料として記録の最初の20ページに30ドル、追加ページごとに25セントがかかります。ただし、この料金が記録を取得する上で障害にならないよう、請求者の経済状況に応じて、減額/免除される場合があります。このプロセスにかかるご依頼は基本的に書面にてご請求いただいております。可能な限り速やかに対応させていただきますが、ご依頼を受領してから記録の発行までには３０日ほどかかりますことをご了承ください。何らかの理由で、記録をお渡しできない場合は、その理由をできる限りお伝えします。
情報に誤りがあると思われる場合は、訂正を求める権利があります。これは事実に基づく情報にのみ適用され、JSSが作成した専門的な意見には適用されません。ファイル情報が間違っていた事を示す文書の提出をお願いすることがあります。JSSが間違いであることに同意できる場合は訂正を行います。誤りのある記録が第三者・第三機関に送付されている場合には、ご本人からの要請のもと、またそれが可能な場合には、この情報を送信した相手にも通知する努力はいたします（ただし、要請があっても、それが不必要であると判断できる場合には、要請を拒否することがあります）。JSSが誤りを認めない場合でも、ご指摘の点について簡単な説明をファイルに記載することに同意します。
プライバシーの侵害があった場合
JSSはサービスユーザーのプライバシーの侵害を回避するよう予防措置を講じていますが、もし個人の健康情報の紛失、盗難、不正アクセスがあった場合はサービスユーザーに通知をします。
侵害の可能性やそれが判明した時には以下の措置を講じます。
- 該当する場合は、以下の措置をとることを含め、可能な限り被害を封じ込めます。
- 開示された個人の健康情報のハードコピーの取得
- コピーが作成されていないことを確認
- 電子情報への不正アクセスを防止する措置を取る（例：パスワードの変更、アクセス制限、システムの一時的なシャットダウンなど）。
- 影響を受けた個人への通知
- 更なる質問がある場合の連絡先の提供。
- コミッショナー（個人保護委員）の連絡先を提供すると共に、苦情を申し立てる権利があることを知らせる。
- 調査と問題の修正
- 内部調査の実施
- 将来起こりうる被害を防ぐために取るべき措置を決定する（ポリシーの変更、防衛措置の追加など）。
- スタッフが適切な訓練を受けていることを確認し、必要に応じて更なる訓練を実施する。
侵害の状況に応じ、オンタリオ州インフォメーション プライバシー コミッショナーに連絡し協力して対処に当たることがあります。プライバシー侵害を理由に、JSSの職員に対して懲戒処分を行った場合や特権、所属の取り消しまたは制限をした場合はその事実をその者が登録している監督機関に報告する必要があります。また、業務上の不正行為、不適格または能力不足による結果であると思われる場合にも、当該の監督機関に報告することがあります。
プライバシーポリシーの変更
JSSは、法令の変更、サービスユーザーからの意見、プロセスの改善などを反映し、本プライバシーポリシーを更新することがあります。JSS の個人情報保護の取り組みをご理解いただくために、このプライバシーポリシーを定期的にご確認いただくことをお勧めします。
お問い合わせ先
個人情報の収集・利用方法についてご質問やご不明な点がございましたら、担当のスタッフ、もしくは、JSSプライバシー保護管理責任者アティヨタ佐藤由香 yuka.sato@jss.ca までお問い合わせください。
苦情の申し立て
JSSは、利用者の皆様のお役に立てるサービスを提供できるよう日々精進しております。皆様のご意見やご提案は、私たちにとって重要なものなので、苦情を含め、JSSの活動に対するご意見をお聞かせください。気になる点を共有される場合はまず、ご自身のケースを担当するスタッフと連絡を取ることをお勧めしますが、JSSのプライバシー保護管理責任者であるアティヨタ佐藤由香まで直接ご連絡いただくことも可能です。
JSSのプライバシーへの取り組みや、個人の健康情報の取り扱いに懸念があり、上記のプロセスを経てもその問題が解決されない場合には、以下のアドレスにあるオンタリオ州インフォメーション ・プライバシー コミッショナーに苦情を申し立てる権利があります。
インフォメーション・ プライバシー コミッショナー/オンタリオ州
2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario M4W 1A8
電話番号 ：トロントエリア（416/905市内）：(416) 326-3333
長距離：1 (800) 387-0073 (オンタリオ州内)
TDD/TTY: (416) 325-7539
FAX: (416) 325-9195
このポリシーは、Personal Health Information Protection Act, 2004, S.O. 2004, c. 3に基づいて作成されています。この法律は複雑であるため、ここに記するにあたりプライバシー原則にいくつか追加の例外を加えて提供しています。